關於個人資訊保護政策
公司名稱
SHIFFON股份有限公司
前言
株式會社SHIFFON（以下簡稱「本公司」）作為個人資料處理者，充分認識到管理個人資料是一項重大責任，除遵守《個人資訊保護法》及相關法令外，亦制定個人資料保護基本方針，並確保全體員工充分了解並徹底貫徹執行。
此外，本公司將落實個人資料管理，持續為顧客等可透過個人資料識別特定個人者（以下簡稱「當事人」）提供安心保障。
第1條（個人資料的取得與利用）
本公司將在為達成以下目的所需範圍內，取得個人資料並使用所取得之資訊。若要超出以下目的範圍使用個人資料，本公司將事先以適當方式取得當事人之同意。
１．關於客戶之個人資料
・為進行本人身分驗證
・為妥善營運及提供本公司之服務
・為確認商品訂購內容、寄送商品、聯絡及處理申請
・為提供商品維修等售後服務
・為辦理加入及退出會員等會員管理事宜
・為向希望接收電子報者發送電子報、提供點數服務、進行問卷調查等提供各項服務資訊
・為進行行銷分析（指銷售實績分析、瀏覽分析等）
・為介紹本公司推出之新商品、新服務等相關資訊，以及進行廣告與宣傳
・為處理關於本公司販售之商品或服務（指預留、維修及配送等）之洽詢，以及處理關於信用卡使用紀錄之洽詢
・為調查會員之瀏覽紀錄及使用狀況
・為應對不正當行為
・其他為提升服務品質之目的
２．自交易對象處取得之個人資料
・為商務洽談、業務聯絡及確認
・為履行交易及契約，以及其他業務管理
３．應徵本公司集團招募者之個人資料
・為招募甄選、通知甄選結果、面試及其他聯絡
・為考慮及決定派駐單位
４．關於員工之個人資料
・為與員工進行業務聯絡及管理員工業務
・為人事及勞務管理
・為支付員工報酬（薪資、獎金、各項津貼等）及提供福利待遇
・為管理員工健康
第2條（個人資料的安全管理措施）
本公司明確個人資料處理相關規定，並使其徹底周知員工，同時實施必要之安全措施，以防止個人資料遭到未經授權存取，或發生遺失、破壞、竄改、洩漏等情事。此外，若內部稽核結果、資安事故實例、當事人提出之指摘或要求等顯示有改善必要時，本公司將立即予以改正。
第3條（提供個人資訊）
個人資料將受到嚴格管理，除下列情況外，未經當事人同意，不會向第三人揭露或提供資料。
１．為保護他人生命、身體或財產所必需，且難以取得當事人同意者
２．為提升公共衛生或促進兒童健全成長特別需要，且難以取得當事人同意者
３．為協助國家機關、地方公共團體或受其委託者執行法律規定事務所必需，且取得當事人同意可能妨礙該事務執行者
４．為圓滑執行業務，於達成利用目的之必要範圍內，將個人資料處理業務之全部或一部委託他人者
５．因合併或其他事由導致事業承繼，而提供個人資料者
６．與特定人士共同利用個人資料，且已事先通知當事人，或使其能輕易得知共同利用之事實、共同利用之個人資料項目、共同利用人之範圍、利用人之利用目的，以及對該個人資料管理負有責任人之姓名或名稱、地址，並於法人組織中告知其代表人之姓名者
７．其他法律另有規定者
第4條（個人資料處理之委託）
本公司得在為達成利用目的所必要之範圍內，將個人資料處理之全部或一部委託他人。於此情況下，本公司將充分審查受託人之適格性，並於簽訂合約時約定保密義務等事項，對受託人進行必要且適當之監督。
第5條（個人資訊共同利用）
為達成使用目的之必要範圍，本公司得於下列目的及範圍內共同利用個人資料。
１．共同利用之個人資料
姓名、地址、性別、年齡、電子郵件地址、電話號碼、所屬組織名稱、交易內容、以及其他可識別特定個人之資訊
２．共同利用者之範圍
本公司集團公司
３．對個人資料管理負有責任者
株式會社SHIFFON
第6條（個人資料之揭露及使用目的之通知）
１．當本人要求通知其可識別本人之保有個人資料的使用目的時，本公司應毫不遲延地通知本人。但屬於下列各款之一者，本公司得不揭露全部或一部，並於決定不揭露時毫不遲延地通知本人。
（１）保有個人資料的使用目的已明確時
（２）通知本人使用目的，可能侵害本人或第三人之生命、身體、財產或其他權益時
（３）通知本人使用目的，可能侵害本公司之權利或利益時
（４）有必要協助國家機關或地方公共團體執行法令所定事務，且通知本人使用目的可能妨礙該事務執行時
２．當本人要求揭露其可識別本人之保有個人資料時，本公司應毫不遲延地揭露。但揭露可能屬於下列情形之一者，本公司得不揭露全部或一部，並於決定不揭露時毫不遲延地通知本人。
（１）可能侵害本人或第三人之生命、身體、財產或其他權益時
（２）可能嚴重妨礙本公司業務之適正執行時
３．其他違反法令者
前項規定亦準用於本人要求揭露其可識別本人之個人資料，且涉及第三人提供紀錄（該紀錄之存有無已明確，但除屬於下列情形者外；以下同）。
（１）可能危害本人或第三人之生命、身體或財產者
（２）可能助長或誘發違法或不當行為者
（３）可能危害國家安全、損害與他國或國際組織間之信賴關係，或使與他國或國際組織之談判處於不利地位者
（４）可能妨礙犯罪預防、鎮壓或調查，以及其他維護公共安全與秩序者
第7條（確保個人資訊之正確性與安全性）
1. 確保個人資料的正確性
本集團將努力確保個人資料之正確性及最新性。
2. 確保個人資料之安全性
為確保個人資料之安全性，本集團將採取下列安全管理措施：
・指定個人資料處理之負責人。
・制定個人資料處理之內部規章，明確本集團所處理之個人資料，並建立向負責人報告與聯絡之機制，以便於掌握違反個人資料保護相關法令或內部規章之事實或跡象。
・針對個人資料處理之注意事項，對員工進行必要之教育訓練。
・限制可處理個人資料之終端設備，並限定可存取個人資料之權限人等，實施物理及技術上之安全管理措施。
・若透過網際網路提供個人資料，將採用「SSL（Secure Sockets Layer）」等個人資料加密等資安技術，努力防止因未經授權存取而導致個人資料遭遺失、破壞、竄改或外洩等。
第8條（停止利用個人資訊等）
１．當事人向本公司提出請求，認為本公司在下列各款所定情形下，應停止利用或刪除可識別當事人的保有個人資料（以下稱「停止利用等」）時，本公司應毫不延誤地進行必要調查，並依調查結果，於法令範圍內，於必要限度內停止利用等保有個人資料，並將該結果（若決定不停止利用等，則應說明該決定）通知當事人。但若停止利用等保有個人資料需支付高額費用，或因其他原因難以停止利用等，且本公司可採取其他必要措施以保護當事人的權利與利益時，應採取該替代措施。
（１）超出利用目的（因事業承接而取得時，為承接前之利用目的）範圍處理時
（２）包含以虛偽或其他不正當手段取得之個人資料，或未經當事人同意（依法令規定除外）取得之敏感個人資料時
（３）以可能助長或誘發違法或不當行為之方式利用時
（４）本公司不再需要利用可識別當事人之保有個人資料時
（５）發生或可能發生包含敏感個人資料之個人資料外洩、滅失或毀損（以下稱「外洩等」）時
（６）發生或可能發生個人資料外洩等，且若遭不正當利用，可能造成財產損失時
（７）發生或可能發生疑似以不正當目的為目的之個人資料外洩等時
（８）發生或可能發生涉及超過千名當事人之個人資料外洩等時
（９）處理該保有個人資料可能侵害當事人權利或正當利益時
２．當事人向本公司提出請求，認為本公司在下列各款所定情形下，應停止向第三人提供可識別當事人之保有個人資料時，本公司應毫不延誤地進行必要調查，並依調查結果，於法令範圍內，於必要限度內停止向第三人提供保有個人資料，並將該結果（若決定不停止向第三人提供，則應說明該決定）通知當事人。但若停止向第三人提供保有個人資料需支付高額費用，或因其他原因難以停止向第三人提供，且本公司可採取其他必要措施以保護當事人的權利與利益時，應採取該替代措施。
（１）違反第3條規定，向第三人提供可識別當事人之保有個人資料時
（２）前項第4款至第9款情形時
第9條（個人資料的訂正等）
1. 若可識別本人之保有個人資料有誤，經本人請求，本公司將依本公司規定之程序，辦理個人資料之訂正、追加或刪除（以下簡稱「訂正等」）。
2. 本公司於收到本人前項請求，並判斷有必要予以受理時，應毫不遲延辦理該個人資料之訂正等，並通知本人。此外，若決定不辦理訂正等，亦應毫不遲延將此一決定通知本人。
第10條（個人資料開示等之程序）
1. 除以下情形外，本公司將配合本人要求開示所持個人資料、通知利用目的、辦理更正等、停止利用等，或停止向第三人提供個人資料，亦或開示涉及本人的個人資料向第三人提供紀錄（以下稱「開示等」）。
（1）無法確認是否為本人時
（2）無法確認代理權時
（3）其他依法令規定得不予開示等情形時
2. 本人如欲要求前項所述之開示等，應依下列規定之程序提出請求。
（1）開示等請求對象
株式會社SHIFFON
個人資料管理責任人 武富祐樹
103-0002
東京都中央區日本橋馬喰町1-8-4
（2）開示程序
①郵寄、電子郵件時：請填寫本公司規定之格式並提交。
②電話時：請透過電話提供與①相同之內容。
（3）要求開示等時之本人確認方式
①郵寄、電子郵件時：駕駛執照、個人編號卡（僅正面）、護照等附有照片之公務證明文件副本
②電話時：姓名、地址、出生年月日、電話號碼等本公司可判斷為本人之資訊
（4）由代理人要求開示等
請求開示等之人為本人、因未具備充分判斷能力等情形之未成年人或成年被監護人之法定代理人，或為本人委任請求開示等之代理人時，除須提交前項所述文件外，亦須提交下列證明文件。
①法定代理人之場合：
・戶籍謄本、戶籍抄本、登記事項證明書等90日內核發之證明資格之任一文件
・駕駛執照、護照或其他證明該代理人身分之文件
②任意代理人之場合：
・本人簽名蓋章之委任書、印鑑證明（委任書之印鑑）、或其他證明代理權之文件
・駕駛執照、護照或其他證明該代理人身分之文件
（5）要求通知利用目的、開示所持個人資料及第三人提供紀錄之手續費及收取方式
每次要求之手續費為800日圓（包含手續費及掛號郵件費用）。請將800日圓之郵票隨申請文件一併寄送。若手續費不足，本公司將通知您，請於規定期間內補足不足之金額。若於期間內未補足，將視為未提出申請。
※證明文件核發費用、郵寄費用、交通費及其他實際費用等，由申請人負擔。
（6）對要求開示及通知利用目的之回覆方式
將依本人或代理人指定之方式辦理開示或通知。但若依該方式辦理開示需支付高額費用，或因其他原因難以依該方式辦理時，將以交付書面文件之方式辦理開示或通知。
第11條（為確保保有個人資料之安全而採取的措施）
（１）制定個人資訊保護基本方針
為確保個人資料得到適正處理，本公司已制定關於「遵守相關法令、指引等」及「設有提問與投訴處理窗口」等基本方針（個人資訊保護方針）。
（２）完善個人資料處理相關規範
針對取得、使用、保存、提供、刪除・銷毀等各階段，已制定個人資料處理規程，明確處理方式、負責人・承擔人員及其職責等。
（３）組織安全管理措施
・設置個人資料處理相關的個人資訊管理負責人及個人資訊處理負責人，同時明確處理個人資料的員工及其所能處理的個人資料範圍，並建立當發現或察覺有違反個人資訊保護法或個人資訊處理規程之事實或跡象時的通報與聯絡機制。
・定期針對個人資料的處理狀況進行自我檢查，並由其他部門進行稽核。
（４）人員安全管理措施
・定期對員工進行個人資料處理注意事項的研修。
・將個人資料保密相關事項記載於就業規則中，並與所有員工及委託單位簽訂保密協議。
（５）實體安全管理措施
・於處理個人資料的區域，實施員工進出管理及攜帶設備等限制，並採取措施防止無權人員閱覽個人資料。
・採取措施防止處理個人資料的設備、電子載體及文件等遭竊或遺失，並在包括事業所內移動在內攜帶該等設備、電子載體時，採取措施避免個人資料輕易外洩。
（６）技術安全管理措施
・實施存取控制，限制承擔人員及所處理的個人資訊資料庫等範圍。
・導入機制保護處理個人資料的資訊系統免受外部非法存取或惡意軟體侵害。
（７）掌握外部環境
於國外處理個人資訊時，會定期蒐集並掌握該國個人資訊保護制度相關資訊，並據此採取安全管理措施。
第12條（個人資訊保護政策變更程序）
本公司將適時檢視個人資訊保護方針之內容，並努力加以改善。除法令或其他本政策另有規定事項外，本公司得變更個人資訊保護方針之內容。變更後之個人資訊保護方針，自依本公司指定方式通知當事人，或刊登於本公司網站之日起生效。
第13條（遵守法令、規範）
本公司於處理個人資訊時，將遵守適用於個人資訊保護之法令、通達及其他相關規定，並致力於持續改善，以確保個人資訊獲得妥善處理。
第14條（對投訴及諮詢之處理）
本公司受理當事人就個人資料處理提出之投訴與諮詢，並將妥善迅速地予以處理。此外，對於當事人提出之揭露、訂正、補充、刪除、停止利用或提供等相關個人資料之請求，本公司亦將妥善迅速地予以處理。
第15條（其他資訊的使用）
（1）關於匿名加工資訊及假名加工資訊
本公司於加工個人資訊，並作成匿名加工資訊或假名加工資訊時，將遵循法令並依據適當程序辦理，同時落實適當的安全管理。此外，本公司不會將假名加工資訊提供予第三人。若要將匿名加工資訊提供予第三人，亦將遵循法令並依據適當程序辦理。
（2）關於Cookie等個人相關資訊
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個人資料管理負責人 武富祐樹
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